Die Fähigkeit mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, scheint eine verführerische Methode, um Arbeit effizienter zu erledigen. Das Konzept für das neue Buchkapitel mal eben in der Mittagspause recherchieren, nebenbei ein paar E-Mails beantworten und zwischendurch noch fix ein Kundentelefonat. Ist Multitasking der ideale Weg, um sein eigenes Arbeitspensum zu erhöhen oder sogar doch ein versteckter Zeitfresser?
Wir alle kennen Zeitdruck bei der Arbeit. Ob nun im Büro oder bei der Verwirklichung eines eigenen Projekts. Häufig stapeln sich Aufgaben und die Zeit läuft einem davon. Schnell verfällt man dann in den Modus mehrere Dinge gleichzeitig ablaufen und bearbeiten zu wollen. Aber funktioniert diese Art des Arbeitens wirklich?
Mensch oder Maschine?
Perfektes Zeitmanagement, das verspricht Multitasking. In deutscher Übersetzung schon weit weniger spektakulär: Die Mehrfachaufgabenkompetenz ist eigentlich ein Begriff aus der Computertechnik, mit dem die Verarbeitung mehrerer Befehle gleichzeitig gemeint ist. Eigentlich laufen die Befehle aber nur unglaublich schnell hintereinander und nicht parallel zueinander ab. Durch die hohe Geschwindigkeit der Abfolge entsteht der Eindruck zeitgleicher Verarbeitung1. Damit sind wir schon beim Hauptkonflikt angelangt – eine exakt zeitgleiche Verarbeitung von Informationen ist selbst in der Computertechnik eine Schwierigkeit. Sollte das beim Menschen anders sein? Natürlich nicht. Es birgt sogar sehr viele Nachteile.
Ein echter Produktivitätskiller
Multitasking ist auch beim Menschen nur ein permanentes Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben. Wir versuchen zwar beispielsweise während der konzentrierten Arbeit am neuen Projekt auch noch neu eingetroffene E-Mails zu beantworten und ans Telefon zu gehen, um einen wichtigen Termin zu besprechen, aber wir erledigen die Aufgaben nicht parallel, sondern hintereinander. Jede neue Aufgabe erfordert einen Abbruch der aktuellen Tätigkeit und umgekehrt. Hierin besteht auch das Problem. Eine Störung der konzentrierten Arbeit durch kleine Unterbrechungen, wie das klingelnde Telefon oder den gesprächigen Kollegen, sind Konzentrationskiller. Sicherlich kann man den Termin am Telefon kurz besprechen und dem Kollegen kurz eine Frage beantworten, danach benötigen wir aber erneut einige Minuten, um wieder voll auf die aktuelle Hauptaufgabe konzentriert sein zu können. Die Fähigkeit sich nach einer kurzen Ablenkung wieder zu konzentrieren nimmt natürlich mit steigender Anzahl der Arbeitsstunden ab. Ab den Nachmittagsstunden fällt es immer schwerer, zurück zur eigentlichen Aufgabe zu finden, sobald man unterbrochen wurde. Bis man im schlimmsten Fall die eigentliche Tagesaufgabe frustriert abbricht und auf den nächsten Tag verschiebt oder bis in den späten Abend arbeiten muss. Das verursacht nicht nur Frustration, sondern auch Unzufriedenheit und zusätzlichen Zeitdruck.
Quantität ist nicht gleich Qualität
Hinzu kommt, dass Arbeiten, die ständig unterbrochen werden auch nicht selten hohe Fehlerquoten aufweisen. Was mehr als verständlich ist, durch die schon erwähnte Unterbrechung der Aufgabe bzw. die Störung der Konzentration. Sich immer wieder neu in eine Aufgabe hineindenken zu müssen, lässt uns beispielsweise wichtige Aspekte vergessen oder falsche Schlussfolgerungen ziehen.
Daher gilt: Multitasking ist bei weitem nicht so produktiv, wie sein Ruf in der Arbeitswelt! Auch wenn gern gesehen oder als exzellente Fähigkeit angesehen, mehrere Dinge gleichzeitig zu jonglieren, ist keineswegs effektiver. Es ist viel mehr kontraproduktiv, verursacht Mehrarbeit, erhöht die Fehlerquellen und nicht zu vergessen: Es erhöht das Stresslevel immens!
Daher bei einem hohen Arbeitspensum lieber Prioritäten setzen und den Tag gut planen. Aufgaben mit hohem Kreativitäts- und Konzentrationslevel besser zu Beginn eines Tages oder auf einen Zeitpunkt legen, an dem das persönliche Leistungshoch erfahrungsgemäß am intensivsten ist. Zwischendurch auf Pausen achten: Nach 90 Minuten Arbeit sollten 15 Minuten Erholung ein Muss sein, um dem Kopf eine Pause zu können. Nach einer Erholungspause etwaige Kleinigkeiten wie kurze E-Mails oder Telefonate erledigen, danach das Telefon jedoch unbedingt in den „Nicht Stören“-Modus setzen und den E-Mail Account schließen, um einen neuen konzentrierten Spurt an einer Aufgabe mit hohem Konzentrationsanspruch zu gewährleisten.
Quellen:
